1.  Fondamentaux d’un projet de digitalisation et de conservation/ archivage de données numériques

• Principales définitions et concepts,

• De l’informatique à la dématique,

• Evolution des SI et nécessité d’une gouvernance de l’information,

• Rupture du document numérique avec son support,

2.  De l’archivage traditionnel à l’archivage électronique

• Rappel des principes et obligations attachés à l’archivage traditionnel,

• De la GED au records management : évolution de la dématérialisation des documents depuis 2000,

• Enjeux de l’archivage électronique et du “records management” : un projet d’entreprise, toutes les activités sont concernées,

• Illustration : le cycle de vis des documents et le cas des factures fournisseurs et clients

3.  Contextes juridique et normatif attachés aux documents numériques

• Le contexte juridique : la valeur probante, la copie fidèle, les évolutions des règlementations,

• Le contexte normatif : la norme NFZ42-013 et la définition du SAE (Système d’Archivage Electronique),

• Intégrer l’archivage électronique au sein du système d’information – Nécessité du records management,

4.  Intégration de la gestion des documents et des archives électroniques au S.I.

• Périmètre fonctionnel du système d’archivage électronique et du records management,

• Les bonnes pratiques documentaires versus les processus métiers

• Alimentation et gestion des documents et des archives en format numériques,

• Démonstration en ligne du SAE Maarch et de la GED LogicalDOC

5.  Mise en œuvre d’un Système d’Archivage Electronique

• Le projet pour la mise en œuvre d’un SAE : démarche, organisation, …Solutions et prestataires du marché pour le choix d’un Système d’Archivage Electronique

• Coûts et retours d’expérience

• Synthèse et bilan : ce qu’il faut retenir …

• Etude de cas : analyse d’une stratégie de migration technologique de documents électroniques

1. Comprendre le rôle d’un manager d’un service d’archives à l’ère de l’information
   • Importance des archives dans une organisation performante,
   • Missions, rôle et devoirs d’un responsable de service archives,
   • Savoir-faire du métier d’archiviste
   • Comprendre le traitement des informations,
   • Cycle de vie des documents d’archives
   • Outils de l’archivage
   • Responsabilités de l’archiviste et code de déontologie,
2. Savoir gérer une équipe et organiser le travail
   • Comprendre et définir les objectifs de fonctionnement du service,
   • Définir les rôles au sein du service,
   • Techniques de fixation des objectifs aux collaborateurs,
   • Techniques d’animation et pilotage et d’optimisation des performances individuelles,
   • Planification et suivi des activités (délégation, motivation, ..),
   • Techniques de résolution des conflits d’équipe,
   • Techniques d’évaluation et correction des performances,
   • Développer les compétences des collaborateurs,
3. Savoir construire et mettre en application des tableaux de bord adaptés
   • Comprendre la construction des indicateurs,
   • Le suivi-évaluation des objectifs de l’équipe par les plans d’actions et tableaux de bords,
   • Les outils d’animation : les réunions de suivi des résultats, l’entretien de suivi individuel Les contrats managériaux à l’issue du suivi
4. Animer un réseau de correspondants archives

• • Comprendre l’importance des correspondants d’archives,

  • Définition des rôles,

  • Mise en place et pilotage,

  • Evaluation du pilotage des résultats de la mise en place du réseau,

      5.  Mettre en place d’une démarche qualité de son service d’archives

• • Mettre en place un plan assurance qualité,

  • Définir des procédures et processus,

  • Evaluer et auditer son approche qualité,

  • Travailler sur la conformité,

    6.  Développer un leadership inspirant et d’impact

• • Développer son leadership : techniques efficaces,

  • Développer la communication personnelle et interpersonnelle,

  • Développer son charisme,

  • Développer l’assertivité,

  • Gérer le temps et les priorités,

  • Concevoir son PAM (Plan d’Action Managérial),

1.  Qu’est-ce qu’un classement efficace ?

• Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations,

• Valider objectifs et caractéristiques d’un classement performant,

• Faire son auto-diagnostic : pointer ses axes d’amélioration,

2.  Analyser l’information et choisir une méthode de classement

• Analyser l’information à traiter dans son service,

• identifier les atouts et contraintes,

• Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients,

• Choisir la méthode de classement adaptée,

3.  Savoir structurer et titrer ses dossiers

• Comprendre l’articulation d’une affaire et la vie d’un dossier

• Choisir des titres pertinents

• Structurer un dossier et le faire vivre

4.  Bâtir un plan pour faciliter l’accès au classement

• Créer un plan de classement accessible à tous,

• Utiliser son micro-ordinateur pour faciliter le partage de l’information

• Coordonner le classement ?papier? et le classement électronique,

5.  Connaître l’essentiel sur l’archivage

• Distinguer la durée de conservation légale et pratique,

• Préparer un versement aux archives,

• Gérer le plan d’archivage des dossiers,

6.  Réorganiser son classement : préparer un plan d’action

• Faire l’état des lieux

  • Faire l’inventaire des dossiers

  • Sélectionner les dossiers à restructurer

  • Évaluer le budget temps et matériel

  • Présenter le projet à son manager

  • Mener à bien l’organisation

• Restructurer et titrer les dossiers

  • Faire valider les titres par les utilisateurs

  • Définir les thèmes avec les utilisateurs

  • Numéroter les dossiers

  • Rédiger le plan de classement informatique

  • Afficher et diffuser le plan

  • Peaufiner la signalisation sur armoires et dossier