Nos Formations
PROGRAMME EN ARCHIVAGE ET GESTION INFORMATIQUE DES DOCUMENTS (AGI)
L’archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale. Au-delà de l’archivage, il est donc recommandé de réfléchir plus largement à la stratégie de gestion des documents, afin d’intégrer si besoin la numérisation,
la dématérialisation de vos processus. Cela comprendra donc, la conservation numérique, l’archivage web, la gestion des informations personnelles et la gestion des enregistrements dans des répertoires numériques.
Pour réussir l’archivage numérique en interne, on mettre un point d’honneur à affiner notamment les techniques de sécurité, les risques, les enjeux juridiques et réglementaires d’un tel projet, sans oublier les aspects contractuels et autres.
Nos formations en la matière, ajustées sur les normes, standards et référentiels internationaux de pointe en la matière sont conçues conçue pour donner toutes les connaissances et les compétences nécessaires pour aborder, comprendre, gérer et réussir un projet de digitalisation et de conservation/ archivage de données numériques, en particulier les techniques de sécurisation, la recherche et l’analyse des risques, l’identification des enjeux légaux et réglementaires, sans oublier les aspects contractuels et assuranciels.
THEME DE FORMATION
Objectifs
A l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Cerner le cadre légal et réglementaire de l’archivage électronique,
- Maîtriser les technologies, les outils et solutions existantes d’archivage électroniques : supports, formats, progiciels,
- Organiser la Gestion Documentaire et l’Archivage selon les principes du Records Management
Pour qui
- Responsable sécurité,
- Directeur DSI,
- Personnels DSI,
- Informaticien,
- Responsable documentation,
- personnel service documentation
Réference : AGI 101
Durée : 05 jours
PRINCIPAUX THEMES A DEVELOPPER
1. Fondamentaux d’un projet de digitalisation et de conservation/ archivage de données numériques
Principales définitions et concepts,
De l’informatique à la dématique,
Evolution des SI et nécessité d’une gouvernance de l’information,
Rupture du document numérique avec son support,
2. De l’archivage traditionnel à l’archivage électronique
Rappel des principes et obligations attachés à l’archivage traditionnel,
De la GED au records management : évolution de la dématérialisation des documents depuis 2000,
Enjeux de l’archivage électronique et du “records management” : un projet d’entreprise, toutes les activités sont concernées,
Illustration : le cycle de vis des documents et le cas des factures fournisseurs et clients
3. Contextes juridique et normatif attachés aux documents numériques
Le contexte juridique : la valeur probante, la copie fidèle, les évolutions des règlementations,
Le contexte normatif : la norme NFZ42-013 et la définition du SAE (Système d’Archivage Electronique),
Intégrer l’archivage électronique au sein du système d’information – Nécessité du records management,
4. Intégration de la gestion des documents et des archives électroniques au S.I.
Périmètre fonctionnel du système d’archivage électronique et du records management,
Les bonnes pratiques documentaires versus les processus métiers
Alimentation et gestion des documents et des archives en format numériques,
Démonstration en ligne du SAE Maarch et de la GED LogicalDOC
5. Mise en œuvre d’un Système d’Archivage Electronique
Le projet pour la mise en œuvre d’un SAE : démarche, organisation, …Solutions et prestataires du marché pour le choix d’un Système d’Archivage Electronique
Coûts et retours d’expérience
Synthèse et bilan : ce qu’il faut retenir …
Etude de cas : analyse d’une stratégie de migration technologique de documents électroniques
Objectifs
A l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Optimiser la compréhension du rôle d’un responsable archive à l’ère de l’économie de l’information,
- Savoir gérer et piloter un service d’archives,
- Acquérir une méthode et des outils de gestion de l’activité,
- Savoir élaborer une démarche qualité de service,
- Savoir optimiser et piloter les performances des collaborateurs,
- Développer un leadership d’impact,
Pour qui
- Responsable sécurité,
- Directeur DSI,
- Personnels DSI,
- Informaticien,
- Responsable documentation,
- personnel service documentation
Réference : AGI 102
Durée : 05 jours
PRINCIPAUX THEMES A DEVELOPPER
- Comprendre le rôle d’un manager d’un service d’archives à l’ère de l’information
- Importance des archives dans une organisation performante,
- Missions, rôle et devoirs d’un responsable de service archives,
- Savoir-faire du métier d’archiviste
- Comprendre le traitement des informations,
- Cycle de vie des documents d’archives
- Outils de l’archivage
- Responsabilités de l’archiviste et code de déontologie,
- Savoir gérer une équipe et organiser le travail
- Comprendre et définir les objectifs de fonctionnement du service,
- Définir les rôles au sein du service,
- Techniques de fixation des objectifs aux collaborateurs,
- Techniques d’animation et pilotage et d’optimisation des performances individuelles,
- Planification et suivi des activités (délégation, motivation, ..),
- Techniques de résolution des conflits d’équipe,
- Techniques d’évaluation et correction des performances,
- Développer les compétences des collaborateurs,
- Savoir construire et mettre en application des tableaux de bord adaptés
- Comprendre la construction des indicateurs,
- Le suivi-évaluation des objectifs de l’équipe par les plans d’actions et tableaux de bords,
- Les outils d’animation : les réunions de suivi des résultats, l’entretien de suivi individuel Les contrats managériaux à l’issue du suivi
- Animer un réseau de correspondants archives
Comprendre l’importance des correspondants d’archives,
Définition des rôles,
Mise en place et pilotage,
Evaluation du pilotage des résultats de la mise en place du réseau,
5. Mettre en place d’une démarche qualité de son service d’archives
Mettre en place un plan assurance qualité,
Définir des procédures et processus,
Evaluer et auditer son approche qualité,
Travailler sur la conformité,
6. Développer un leadership inspirant et d’impact
Développer son leadership : techniques efficaces,
Développer la communication personnelle et interpersonnelle,
Développer son charisme,
Développer l’assertivité,
Gérer le temps et les priorités,
Concevoir son PAM (Plan d’Action Managérial),
Objectifs
A l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Découvrir les différentes méthodes de classement et les indications,
- Adopter une méthode simple et évolutive pour réorganiser son classement,
- Connaître et appliquer les règles d’archivage dans son entreprise,
Pour qui
- Secrétaires et assistant(e)s,
- Tout personnel administratif chargé d’organiser le classement, l’archivage et la gestion de la documentation
Réference : AGI 103
Durée : 03 jours
PRINCIPAUX THEMES A DEVELOPPER
1. Qu’est-ce qu’un classement efficace ?
Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations,
Valider objectifs et caractéristiques d’un classement performant,
Faire son auto-diagnostic : pointer ses axes d’amélioration,
2. Analyser l’information et choisir une méthode de classement
Analyser l’information à traiter dans son service,
identifier les atouts et contraintes,
Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients,
Choisir la méthode de classement adaptée,
3. Savoir structurer et titrer ses dossiers
Comprendre l’articulation d’une affaire et la vie d’un dossier
Choisir des titres pertinents
Structurer un dossier et le faire vivre
4. Bâtir un plan pour faciliter l’accès au classement
Créer un plan de classement accessible à tous,
Utiliser son micro-ordinateur pour faciliter le partage de l’information
Coordonner le classement ?papier? et le classement électronique,
5. Connaître l’essentiel sur l’archivage
Distinguer la durée de conservation légale et pratique,
Préparer un versement aux archives,
Gérer le plan d’archivage des dossiers,
6. Réorganiser son classement : préparer un plan d’action
Faire l’état des lieux
Faire l’inventaire des dossiers
Sélectionner les dossiers à restructurer
Évaluer le budget temps et matériel
Présenter le projet à son manager
Mener à bien l’organisation
Restructurer et titrer les dossiers
Faire valider les titres par les utilisateurs
Définir les thèmes avec les utilisateurs
Numéroter les dossiers
Rédiger le plan de classement informatique
Afficher et diffuser le plan
Peaufiner la signalisation sur armoires et dossier