CONDUIRE DES REUNIONS PRODUCTIVES : DEFINIR, ORGANISER, PREPARER, ANIMER ET DONNER DES SUITES EFFICACES A SES REUNIONS
OBJECTIFS
- Définir l’objectif de la réunion et construire un scénario d’animation pertinent,
- Préparer et faire préparer, par les futurs participants, une réunion de travail, Introduire, piloter la réunion, créer une dynamique de groupe pour traiter efficacement les sujets,
- Réagir en direct aux imprévus et aux comportements « déviants » des participants perturbateurs,
- Rendre les participants « auteurs » et « acteurs » des décisions prises en réunion,
PUBLIC CIBLE
- Directeur,
- Manager d’équipes,
- Toute personne emmenée à prendre la parole en public
1.Définir, préparer et organiser une réunion productive
- Définir les 6 composantes indispensables d’une réunion et s’assurer qu’elle est pertinente à conduire,
- Préparer le scénario et les supports qui permettront d’animer la réunion dans une approche productive,
- Elaborer un fil conducteur cohérent vers l’attendu de la réunion et la structurer en scènes,
- Sélectionner les techniques d’animation servant chaque scène,
- Concevoir les supports d’animation et de travail,
- Formaliser un ordre du jour donnant du sens et incitant les participants à se préparer,
- Organiser les aspects matériels
- Sélectionner les lieux, moment, timing, disposition de la salle, équipements et fournitures de la réunion présentielle,
- Mettre en œuvre les médias, outils digitaux, particularités techniques et relationnelles de la réunion distancielle,
2. Lancer et cadrer la réunion Accueillir les personnes
- Présenter le sujet et le sens de la réunion
- Proposer les conditions de réussite techniques, opérationnelles, relationnelles
3. Tenir les 2 rôles clefs de l'animateur
- L’animateur « mécanicien des échanges » – appliquer de façon méticuleuse les techniques d’animation qui impliquent les participants dans le traitement du sujet : questionnement ouvert, tour de table, brainstorming, post ‘It, mini-groupes, etc.,
- L’animateur « conducteur du processus » – mettre en oeuvre les méthodes pour respecter le fil conducteur élaboré, gérer le timing défini,
4.Gérer les comportements "déviants" des perturbateurs
- Identifier les typologies classiques de perturbateurs,
- Adopter, en tant qu’animateur, les bons registres face aux perturbations,
- Réaliser un recadrage de la réunion,
- Effectuer un recentrage d’un ou plusieurs participants.
5.Synthétiser, conclure et anticiper le suivi d'une réunion productive
- Synthétiser les décisions et les plans d’actions sur le relevé de décisions,
- Valider la planification des actions à mener (engagements des participants),
- Élaborer, de façon participative, un compte-rendu « opérationnel » de la réunion,
- Réaliser, en équipe, une auto-évaluation de la réunion et définir des objectifs de progrès,
- Conclure la réunion en valorisant, encourageant et en incitant les participants à l’action,
- Planifier le suivi de la réunion et la supervision des contributions des participants.
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