GERER SON TEMPS AVEC OUTLOOK : GESTION DE SON AGENDA ET SON EMPLOI DU TEMPS
OBJECTIFS
- Optimiser l’organisation et la planification de son temps et de son agenda Outlook,
- Développer ses compétences et optimiser sa gestion de l’agenda via Outlook,
- Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook en utilisant les bons outils en fonction de ses contraintes de temps,
PUBLIC CIBLE
- Utilisateurs souhaitant mieux gérer son temps et s’organiser sur le logiciel de messagerie Outlook
1. Personnaliser Outlook pour l'adapter à son activité
- Personnaliser Outlook pour l’adapter à son activité
2. S'approprier les possibilités de Outlook en termes de messagerie et de gestion du temps
- Gérer intelligemment son courrier grâce aux différentes options d’envoi d’Outlook,
- Prendre connaissance des possibilités de gestion, de catégorisation et de classement des dossiers,
- Paramétrer les options de suivi pour mieux organiser les messages,
- Appréhender le gestionnaire d’absence du bureau,
- Maîtriser l’utilisation des règles de gestion automatisées,
- Réaliser une recherche simple et une recherche avancée,
- Créer et ajouter une signature sur Outlook pour gagner du temps,
3. Optimiser son temps de travail et son agenda sur Microsoft Outlook
- Gérer une demande/réponse de réunion : Répondre à une réunion, Planifier une réunion, Mettre en place des rappels et assurer leur gestion
- Comprendre le fonctionnement des agendas de groupe pour mieux les organiser
- Configurer un événement ou des éléments périodiques dans l’outil calendrier
4. Traiter un volume important de mails, s'organiser pour plus d'efficacité
- Purger sa boîte de réception en s’appuyant sur la méthode CAP,
- Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche,
- Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres,
- Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement,
- Enregistrer des actions rapides pour les usages courants,
- Transformer un message en rendez-vous ou en tâche,
- Collecter rapidement une information : les boutons de vote, Informer de son absence,
5. Gérer ses contacts
- Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution,
- Échanger des cartes de visite,
- Importer, exporter des contacts,
- Opérer un publipostage,
6. Planifier, organiser et prioriser ses activités
- Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques,
- Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités,
- Organiser ses tâches par contexte et nature d’activité,
- Définir des échéances et mettre en place des rappels,
7. Partager et collaborer
- Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote,
- Organiser des réunions,
- Déléguer et suivre des tâches,
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